REGOLAMENTO PER LE PROCEDURE TELEMATICHE
MEDIAZIONE ON LINE

ART.1
(COMUNICAZIONI E ACCESSO)

1. La Mediazione e le comunicazioni tra tutte le parti potranno avvenire anche attraverso modalità telematiche che a presso si descrivono.

2. In ogni caso, l’accesso alla mediazione non può svolgersi esclusivamente attraverso modalità telematiche.

ART.2
(CONSENSO)

1. L’uso della modalità telematica è attuabile solo ed esclusivamente se le parti sono entrambe d’accordo e manifestano esplicitamente il loro consenso aderendo a questa modalità alternativa di risoluzione del conflitto. E’ sempre ammessa la mediazione on line nei casi in cui una parte partecipi in videoconferenza e l’altra, previo consenso, partecipi fisicamente alla presenza del mediatore nella sede dell’Organismo.

ART.3
(PIATTAFORMA TELEMATICA)
ORGANISMO AUTONOMO DELL’ASSOCIAZIONE MITHRA
ISCRITTO AL N. 620 DEL REGISTRO DEGLI ORGANISMI DI MEDIAZIONE CON PDG
2/11/2011 E CONF. 8/11/2012

1.La piattaforma telematica utilizzata è stata predisposta al fine di garantire la sicurezza delle comunicazioni.. Per quanto non specificamente disposto nei punti seguenti, al servizio telematico si applicano le previsioni del Regolamento di mediazione.

ART.4
(CARATTERISTICHE DEL SERVIZIO TELEMATICO)

1. La mediazione telematica:
a) è accessibile a chiunque possieda una postazione (computer fisso o notebook) collegata ad Internet (preferibilmente tramite ADSL) e corredata di webcam, microfono e cuffie/casse audio;
b) permette agli utenti di gestire l’intera procedura di mediazione in videoconferenza, direttamente dalla propria sede o studio, senza doversi recare fisicamente presso gli uffici dell’organismo di mediazione;
c) consente alle parti (utenti e mediatore) di dialogare (sia in sessioni aperte a entrambe le parti che in sessioni dedicate ad ognuna delle parti) in tempo reale a distanza;
d) qualora l’utente non sia in grado di accedere autonomamente per via telematica potrà (con il consenso dell’altra parte) comunque recarsi presso la sede dell’organismo e collegarsi con l’ausilio di un referente dell’organismo;
e) all’esito dell’incontro le parti potranno ricevere direttamente in formato elettronico attraverso il circuito garantito di Posta Elettronica Certificata (ed eventualmente successivamente presso il proprio domicilio) una copia del verbale attestante i termini e le condizioni dell’intesa raggiunta, ovvero la dichiarazione di mancato accordo;
f)la sottoscrizione del verbale potrà avvenire sia con modalità telematica (firma digitale), sia in
modalità analogica (firma autografa autenticata).

ART. 5
(PIATTAFORMA ON LINE)

1. L’Organismo assicura la procedura di mediazione telematica attraverso una piattaforma integrata ad accesso riservato specificamente progettata per la gestione di processi di comunicazione audio/ video e scambio di informazioni in formato elettronico. La piattaforma dell’Organismo è conforme a tutti i requisiti di sicurezza e riservatezza previsti dalla vigente normativa. La piattaforma è disponibile all’indirizzo www.mediazioneiima.com
La stessa è dotata dei seguenti requisiti:
a) Accesso riservato
– L’accesso alla piattaforma è riservato ai soli utenti che presentano istanza di mediazione, nonché al mediatore incaricato. Le credenziali crittografate sono generate automaticamente dal sistema e non possono essere visualizzate dagli amministratori del sistema stesso. Le credenziali danno diritto all’accesso e consultazione delle informazioni legate alla sola mediazione in corso.
– Il processo di mediazione telematica avviene tramite “stanze virtuali” create e abilitate ad hoc che consentono l’accesso in videoconferenza esclusivamente ai partecipanti e al mediatore: è lasciata facoltà al mediatore di rivolgersi ad entrambe le parti, oppure privatamente ad ognuna delle due. Anche in presenza di più mediazioni telematiche contemporanee è garantita quindi l’assoluta riservatezza delle informazioni.
b) Procedura di mediazione telematica
– Ogni singola fase della procedura di mediazione telematica, dalla presentazione della istanza di attivazione fino all’accordo finale, avviene on-line attraverso l’utilizzo della piattaforma di IIMA e secondo una procedura controllata e riservata.
– Il dialogo fra le parti, facilitato dal mediatore, avviene all’interno di un sistema di videoconferenza, ed in particolare di “stanze virtuali” riservate, in modalità audio/video corredata da altri strumenti di interazione (status utente, chat, condivisione di documenti in formato elettronico) a supporto dell’intero processo di mediazione.
– Il sistema di videoconferenza ed in particolare le “stanza virtuali” messe a disposizione del mediatore e delle parti, adotta le medesime politiche di sicurezza, integrità e riservatezza adottate per la gestione della piattaforma.
– Il mediatore quindi può gestire in piena autonomia il dialogo tra le parti attivando o escludendo i singoli utenti a seconda delle esigenze per valutare le posizioni delle parti, tentando di raggiungere, attraverso il confronto, una soluzione condivisa dagli utenti.
– Le parti hanno anche la possibilità di parlare separatamente con il mediatore in via del tutto riservata, e di trasmettere a quest’ultimo tutta la documentazione che desiderano non sia resa nota alla controparte.
c) Conclusione positiva della mediazione: la sottoscrizione del Mediatore e delle Parti del verbale di conciliazione
– Se le parti, entrambe dotate di firma digitale, raggiungono un accordo conciliativo, così come in caso di mancato accordo, si impegnano a sottoscrivere la copia dello stesso che potrà essere trasmessa in formato elettronico (tramite PEC – Posta Elettronica Certificata) al termine dell’incontro.
– In caso di proposta del Mediatore, le Parti gli comunicano per iscritto e a mezzo PEC, l’accettazione o il rifiuto della proposta stessa entro sette giorni dalla sua ricezione. In mancanza di risposta entro il predetto termine, la proposta si ha per rifiutata.
– I verbali e gli accordi devono essere sottoscritti dalle Parti con firma digitale e devono essere inviati al Mediatore a mezzo PEC, il quale li sottoscrive a sua volta certificando la provenienza e l’autenticità della sottoscrizione.
– In caso di indisponibilità della firma digitale, verbali e accordi vanno sottoscritti nel corso dell’incontro in videoconferenza ed inviati telematicamente dal Mediatore alle Parti, le quali provvedono alla stampa al fine della sottoscrizione e alla autenticazione delle firme dinnanzi a un pubblico ufficiale. Le Parti inviano poi la documentazione cartacea al Mediatore che verifica la corrispondenza dei verbali e degli accordi autenticati con quelli sottoscritti in videoconferenza.
– Il verbale di avvenuta conciliazione con il relativo testo dell’accordo, il verbale di mancata conciliazione, quello di mancata adesione e/o di mancata partecipazione, la proposta, la sua accettazione e, più in generale, tutti i documenti della procedura, sono messi a disposizione delle Parti nell’area loro riservata a cui possono accedere attraverso le credenziali e le password assegnate.
– Inoltre, per il caso di cui all’ultimo inciso al comma 3 dell’art. 11, il legislatore ha previsto la possibilità di trascrivere il verbale di conciliazione, nel caso in cui le parti compiano uno degli atti di cui all’art. 2643 c.c., a condizione che la sottoscrizione del verbale sia “autenticata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato”.
– La piattaforma online utilizzata da IIMA per lo svolgimento del servizio di mediazione garantisce in ogni momento la sicurezza delle comunicazioni ed il rispetto della riservatezza.
– La Segreteria dell’Organismo provvederà a supportare lo scambio tra le parti della documentazione sottoscritta in originale.
d) Requisiti
Per poter accedere alla procedura di mediazione telematica, le parti dovranno essere dotate dei seguenti requisiti tecnici hardware/software: Adobe flash player
e)Servizi aggiuntivi
Al fine di poter usufruire del processo di trasmissione telematica dei documenti, occorre:
• casella di posta elettronica certificata (PEC).
Al fine di poter usufruire del processo di firma digitale:
• kit e certificato di firma digitale.
Il possesso dei requisiti dovrà essere dichiarato dalle parti al momento della richiesta di mediazione e l’attivazione dei servizi aggiuntivi (invio telematico dei documenti e firma digitale) è subordinata alla sussistenza da parte di entrambe le parti dei requisiti necessari.
Qualora non fosse richiesta o possibile l’attivazione dei servizi aggiuntivi, la procedura di mediazione verrà conclusa con le modalità riconosciute dalla vigente normativa.
f) Elementi informativi sulla piattaforma informativa utilizzata:
– Posta elettronica certificata
La piattaforma supporta il circuito P.E.C., sistema attraverso il quale è possibile inviare email con valore legale equiparate ad una raccomandata con ricevuta di ritorno, come stabilito dalla vigente normativa (DPR 11 Febbraio 2005 n. 68).
Con il sistema di Posta Certificata è garantita la certezza del contenuto: i protocolli di sicurezza utilizzati fanno si che non siano possibili modifiche al contenuto del messaggio e agli eventuali allegati.
I gestori certificano quindi con le proprie “ricevute”:
• che il messaggio è stato spedito;
• che il messaggio è stato consegnato;
• che il messaggio non è stato alterato.
– In ogni avviso inviato dai gestori è apposto anche un riferimento temporale che certifica data e ora di ognuna delle operazioni descritte. I gestori inviano ovviamente avvisi anche in caso di errore in una qualsiasi delle fasi del processo (accettazione, invio, consegna) in modo che non ci siano mai dubbi sullo stato della spedizione di un messaggio. Se il mittente dovesse smarrire le ricevute, la traccia informatica delle operazioni svolte, conservata dal gestore per 30 mesi, consente la riproduzione, con lo stesso valore giuridico, delle ricevute stesse.